Šiandieninėje sparčiai besivystančioje darbo aplinkoje gautųjų tvarkymas gali atrodyti kaip darbas visą darbo dieną. Norint išlaikyti produktyvumą ir sumažinti stresą, labai svarbu išmokti efektyviai skaityti el. laiškus. Dėl nuolatinio žinučių antplūdžio lengva priblokšti. Šiame straipsnyje pateikiamos veiksmingos strategijos, padėsiančios supaprastinti el. laiškų skaitymo procesą ir atgauti savo laiką.
El. pašto perkrovos problemos supratimas
Prieš pasinerdami į sprendimus, svarbu suprasti, kodėl el. pašto perteklius yra tokia paplitusi problema. Mes gauname el. laiškus iš įvairių šaltinių, kurių kiekvienas reikalauja mūsų dėmesio. Daugelis el. laiškų yra nereikšmingi arba reikalauja minimalių veiksmų, tačiau jie užkemša mūsų gautuosius ir atitraukia mus nuo svarbesnių užduočių.
Nuolatiniai pranešimai ir spaudimas nedelsiant reaguoti prisideda prie nuolatinio išsiblaškymo. Šis suskaidytas dėmesys sumažina dėmesį ir bendrą efektyvumą. Šių pagrindinių problemų pripažinimas yra pirmas žingsnis įgyvendinant veiksmingas el. pašto valdymo strategijas.
Be to, problemą paaštrina prasti el. pašto įpročiai, pvz., nuolatinis el. pašto tikrinimas visą dieną. Atsisakę šių įpročių ir taikydami labiau struktūrizuotą metodą, galite žymiai pagerinti el. pašto skaitymo efektyvumą.
Suteikite pirmenybę ir filtruokite gautuosius
Viena iš efektyviausių strategijų, kaip efektyviai skaityti el. laiškus, yra gautųjų prioritetų nustatymas ir filtravimas. Tai apima svarbiausių el. laiškų nustatymą ir triukšmo filtravimą. Sutelkdami dėmesį į aukšto prioriteto žinutes, galite greitai išspręsti svarbias problemas ir išvengti ne tokių svarbių susirašinėjimų.
Naudokite el. pašto filtrus ir taisykles, kad automatiškai rūšiuotumėte gaunamus laiškus į skirtingus aplankus. Pavyzdžiui, galite sukurti filtrus el. laiškams iš konkrečių siuntėjų, projektų ar raktinių žodžių. Šis automatizuotas rūšiavimas padeda greitai atpažinti ir išspręsti aktualiausius el. laiškus.
Apsvarstykite galimybę naudoti etiketes arba žymas, kad gautuosiuose el. laiškai būtų suskirstyti į kategorijas. Tai leidžia vizualiai nustatyti pranešimų prioritetus ir greitai nustatyti tuos, į kuriuos reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Veiksmingas prioritetų nustatymas ir filtravimas yra būtini norint valdyti didelį el. laiškų kiekį.
Paketinio apdorojimo galia
Užuot nuolat tikrinę el. paštą visą dieną, skirkite tam tikrus laiko blokus gautųjų laiškų apdorojimui. Ši technika, žinoma kaip paketinis apdorojimas, leidžia sutelkti dėmesį tik į el. pašto valdymą be nuolatinių trikdžių. Suplanuokite šiuos blokus tais laikais, kai mažiau tikėtina, kad užsiimsite kitomis svarbiomis užduotimis.
El. pašto apdorojimo blokų metu sistemingai dirbkite su gautaisiais. Perskaitykite kiekvieną el. laišką, atlikite reikiamus veiksmus (atsakykite, deleguokite, ištrinkite) ir pereikite prie kito pranešimo. Tuo metu venkite kitų užduočių ar trukdžių. Šis kryptingas požiūris gali žymiai pagerinti el. pašto skaitymo efektyvumą.
Eksperimentuokite su skirtingais paketinio apdorojimo tvarkaraščiais, kad sužinotumėte, kas jums labiausiai tinka. Kai kurie žmonės nori pirmiausia patikrinti savo el. paštą ryte, o kiti mano, kad veiksmingiau apdoroti el. laiškus po pietų. Svarbiausia yra rasti tvarkaraštį, kuris sumažintų blaškymąsi ir maksimaliai padidintų jūsų dėmesį.
Naudokite dviejų minučių taisyklę
Dviejų minučių taisyklė yra paprastas, bet galingas būdas greitai apdoroti el. Jei el. laišką galima išspręsti per dvi minutes ar mažiau, padarykite tai nedelsdami. Tai apsaugo nuo smulkių užduočių kaupimosi ir netvarkos jūsų gautųjų. Įprastos dviejų minučių užduotys apima atsakymą į paprastas užklausas, susitikimų planavimą ir informacijos persiuntimą.
Nedelsdami atlikdami šias greitas užduotis atlaisvinsite savo protinę erdvę ir sumažinsite bendrą gautųjų kiekį. Tai leidžia sutelkti dėmesį į sudėtingesnes ir daug laiko reikalaujančias užduotis. Dviejų minučių taisyklė yra veiksmingas būdas išlaikyti švarų ir tvarkingą gautuosius.
Būkite drausmingi taikydami dviejų minučių taisyklę. Jei užduočiai atlikti reikia daugiau nei dviejų minučių, atidėkite ją vėlesniam laikui. Venkite įsipainioti į ilgai trunkančias užduotis pradinio el. pašto apdorojimo metu. Tikslas yra greitai išsiaiškinti lengvas užduotis ir vėliau sutelkti dėmesį į sudėtingesnes.
Įvaldykite nugriebimo meną
Ne kiekvieną el. laišką reikia atidžiai perskaityti. Sukurkite galimybę greitai nuskaityti el. laiškus, kad būtų galima nustatyti pagrindinę informaciją. Ieškokite raktinių žodžių, veiksmų elementų ir terminų. Jei el. laiškas nėra aktualus arba nereikia nedelsiant imtis veiksmų, suarchyvuokite arba ištrinkite.
Nuskaitymas leidžia greitai įvertinti el. laiško svarbą ir nustatyti tinkamą veiksmų eigą. Taip sutaupysite laiko ir išvengsite nereikalingų smulkmenų. Reguliariai treniruokitės nugriebti, kad pagerintumėte greitį ir tikslumą.
Perskaitydami atkreipkite dėmesį į siuntėją ir temos eilutę. Tai dažnai gali suteikti vertingų užuominų apie el. laiško turinį ir skubumą. Naudokite šią informaciją, kad nustatytumėte pirmenybę skaitymui ir sutelktumėte dėmesį į svarbiausius pranešimus.
Atsisakykite prenumeratos Negailestingai
Vienas iš efektyviausių būdų sumažinti el. laiškų perteklių – atsisakyti nereikalingų informacinių biuletenių ir reklaminių el. Daugelis šių el. laiškų yra nereikšmingi ir tiesiog užgriozdina jūsų pašto dėžutę. Skirkite laiko atsisakyti šių adresatų sąrašų, kad sumažintumėte bendrą gaunamų pranešimų kiekį.
Daugelis el. pašto paslaugų teikėjų siūlo prenumeratos atsisakymo nuorodą kiekvieno el. laiško apačioje. Naudokite šią nuorodą, kad greitai ir lengvai pašalintumėte save iš nepageidaujamų adresų sąrašų. Būkite aktyvūs atšaukdami el. laiškų, kurie jums nebelaikomi vertingais ar aktualiais, prenumeratą.
Apsvarstykite galimybę naudoti el. pašto valdymo įrankį, kuris automatiškai atšaukia nepageidaujamų el. laiškų prenumeratą. Šie įrankiai gali padėti efektyviau identifikuoti save ir pašalinti save iš adresų sąrašų. Gaunamų el. laiškų skaičiaus sumažinimas yra esminis žingsnis siekiant efektyviai valdyti gautuosius.
Naudokite šablonus ir fragmentus
Jei norite atsakyti į dažniausiai užduodamus klausimus ar atsakymus į el. laiškus, sukurkite šablonus ir fragmentus, kuriuos galite greitai įterpti į el. laiškus. Tai taupo laiką ir užtikrina nuoseklų jūsų bendravimą. Šablonai gali būti naudojami įvairiems tikslams, pavyzdžiui, atsakant į klientų užklausas, planuojant susitikimus ar teikiant projekto atnaujinimus.
Saugokite savo šablonus lengvai pasiekiamoje vietoje, pvz., dokumente arba el. pašto aplanke. Atsakydami į el. laišką, tiesiog nukopijuokite ir įklijuokite atitinkamą šabloną ir pritaikykite jį pagal poreikį. Tai gali žymiai sumažinti laiką, kurį praleidžiate rašydami el.
Eksperimentuokite su įvairių tipų šablonais, kad surastumėte tai, kas jums labiausiai tinka. Apsvarstykite galimybę sukurti įvairių tipų el. laiškų, pvz., padėkos raštų, tolesnių el. laiškų ir projektų pasiūlymų, šablonus. Kuo daugiau šablonų turėsite, tuo daugiau laiko galėsite sutaupyti.
Išjungti pranešimus
El. pašto pranešimai gali nepaprastai blaškyti dėmesį ir nukreipti jūsų dėmesį nuo kitų svarbių užduočių. Išjunkite el. pašto pranešimus, kad sumažintumėte trukdžių skaičių ir pagerintumėte dėmesį. Patikrinkite savo el. paštą nustatytu paketinio apdorojimo laiku, o ne nuolat reaguokite į naujus pranešimus.
Išjungę pranešimus atgaunate dėmesio kontrolę ir sumažinate pagundą nuolat tikrinti el. Tai leidžia sutelkti dėmesį į savo darbą nepertraukiant naujų pranešimų. Eksperimentuokite su skirtingais pranešimų nustatymais, kad sužinotumėte, kas jums labiausiai tinka.
Apsvarstykite galimybę kompiuteryje ar telefone naudoti fokusavimo režimą arba netrukdymo funkciją, kad dar labiau sumažintumėte blaškymąsi. Šios funkcijos gali padėti užblokuoti pranešimus ir sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį. Norint pagerinti bendrą produktyvumą, būtina sumažinti blaškymąsi.
Archyvuokite, neištrinkite
Užuot ištrynę el. laiškus, suarchyvuokite juos. Archyvavimas išlaiko gautuosius švarius ir, jei reikia, galite lengvai pasiekti ankstesnę korespondenciją. Dauguma el. pašto paslaugų teikėjų siūlo paprastą archyvavimo funkciją, kuri perkelia el. laiškus iš gautųjų jų neištrinant visam laikui.
Archyvavimas yra apsauginis tinklas, jei ateityje reikės grįžti į el. laišką. Tai taip pat padeda išsaugoti bendravimo įrašus neužgriozdinant gautųjų. Išsiugdykite įprotį archyvuoti el. laiškus po to, kai juos adresavote, kad gautieji būtų tvarkingi.
Apsvarstykite galimybę naudoti paieškos funkciją, kad prireikus greitai surastumėte archyvuotus el. laiškus. Dauguma el. pašto paslaugų teikėjų siūlo galingus paieškos įrankius, kurie leidžia rasti konkrečius el. laiškus pagal raktinius žodžius, siuntėjus ar datas. Archyvavimas kartu su veiksmingomis paieškos galimybėmis suteikia visapusišką el. pašto valdymo sistemą.
Deleguoti, kai įmanoma
Jei el. paštu reikia veiksmo, kurį gali atlikti kas nors kitas, deleguokite jį. Užduočių delegavimas išlaisvina jūsų laiką ir leidžia susitelkti į svarbesnes pareigas. Deleguodami užduotis būkite aiškūs ir glaustai, kad gavėjas suprastų, ko iš jo tikimasi.
Deleguodami suteikite gavėjui visą reikalingą informaciją ir išteklius užduočiai atlikti. Nustatykite aiškų terminą ir stebėkite, kad užduotis būtų atlikta laiku. Veiksmingas delegavimas yra pagrindinis įgūdis norint valdyti darbo krūvį ir pagerinti bendrą produktyvumą.
Apsvarstykite galimybę naudoti projektų valdymo įrankius, kad galėtumėte stebėti deleguotas užduotis ir užtikrinti, kad jos būtų atliekamos efektyviai. Šie įrankiai gali padėti priskirti užduotis, nustatyti terminus ir stebėti pažangą. Delegavimas yra esminis efektyvaus el. pašto valdymo ir komandos bendradarbiavimo komponentas.
Išvada
Įdiegę šias paprastas strategijas galite žymiai pagerinti el. pašto skaitymo efektyvumą darbe. Suteikite pirmenybę ir filtruokite gautuosius, grupiniu būdu apdorokite el. laiškus, naudokite dviejų minučių taisyklę, įvaldykite nuskaitymo meną, negailestingai atsisakykite prenumeratos, naudokite šablonus ir fragmentus, išjunkite pranešimus, archyvuokite, o ne ištrinkite, ir deleguokite, kai įmanoma. Šie metodai padės susigrąžinti laiką, sumažinti stresą ir padidinti produktyvumą. Įvaldę šiuos įgūdžius pakeisite ryšį su gautaisiais ir galėsite sutelkti dėmesį į tai, kas tikrai svarbu.
DUK – dažnai užduodami klausimai
- Kaip dažnai turėčiau tikrinti savo el.
Geriausia tikrinti el. paštą nustatytu paketinio apdorojimo laiku, o ne nuolatos per dieną. Tai sumažina blaškymąsi ir pagerina dėmesį.
- Kas yra dviejų minučių taisyklė?
Dviejų minučių taisyklė teigia, kad jei el. laišką galima išspręsti per dvi minutes ar mažiau, turėtumėte tai padaryti nedelsiant. Tai apsaugo nuo mažų užduočių kaupimosi.
- Kodėl turėčiau archyvuoti el. laiškus, o ne juos ištrinti?
Archyvavimas išlaiko gautuosius švarius ir, jei reikia, galite lengvai pasiekti ankstesnę korespondenciją. Tai yra apsauginis tinklas, jei ateityje reikės grįžti į el. laišką.
- Kaip galiu sumažinti gaunamų el. laiškų skaičių?
Atsisakykite nereikalingų naujienlaiškių ir reklaminių el. laiškų prenumeratos. Būkite aktyvūs pašalindami save iš adresatų sąrašų, kurie jums nebelaikomi vertingais.
- Kas yra el. pašto šablonai ir kuo jie gali padėti?
El. pašto šablonai yra iš anksto parašyti atsakymai į dažniausiai užduodamus klausimus arba įprastus el. pašto atsakymus. Jie taupo laiką ir užtikrina jūsų bendravimo nuoseklumą.
